Datenschutzhinweise zum Dienst Qualifikat

Stand: 2026-09-18 · Entwurf, juristisch zu prüfen

Diese Hinweise beschreiben, wie im Dienst Qualifikat mit personenbezogenen Daten umgegangen wird. Sie ergänzen die Datenschutzinformationen Ihrer eigenen Organisation und ersetzen sie nicht.

1. Wer verantwortlich ist

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist Ihre Organisation — diejenige, die Ihnen den Zugang gegeben hat. Sie entscheidet, welche Daten erfasst werden und wie lange sie aufbewahrt werden.

Auftragsverarbeiter ist ⟨Firma des Betreibers, Anschrift⟩. Er betreibt den Dienst im Auftrag Ihrer Organisation und verarbeitet die Daten ausschließlich nach deren Weisung. Ansprechpartner für Datenschutzfragen beim Betreiber: ⟨Kontakt⟩.

Ihre Rechte machen Sie gegenüber Ihrer Organisation geltend; der Betreiber unterstützt sie dabei technisch.

2. Welche Daten verarbeitet werden

- Stammdaten: Name, Kennzeichen, Organisationseinheit, Funktion, Beginn und Ende der Zugehörigkeit - Kontaktdaten: dienstliche E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer - Qualifikationsdaten: welche Qualifikationen gefordert sind, welche Sie haben, wann sie erworben wurden und wann sie ablaufen, Teilnahmen, Prüfungsergebnisse, Fortbildungsstunden, Unterweisungen, Gerätezuweisungen - Zugangsdaten: Benutzerkonto, Kennwort als nicht umkehrbarer Hash, Anmeldezeitpunkte, Rollen - Protokolldaten: Änderungen mit Zeitpunkt, handelnder Person und IP-Adresse - Dokumente, die Sie oder Ihre Organisation hochladen - Zustimmungen zu Rechtstexten mit Fassung, Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung

Gesundheitsbezogene Eignungen werden als Nachweis mit Ablaufdatum geführt — ob eine Eignung besteht, nicht welcher Befund dahintersteht.

3. Wozu und auf welcher Grundlage

| Zweck | Rechtsgrundlage (typisch) | | ------------------------------------------------------------ | --------------------------------------------------------------------------------------- | | Nachweis von Qualifikationen und Unterweisungen | rechtliche Verpflichtung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (z. B. ArbSchG, DGUV-Vorschriften) | | Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses, Einsatzplanung | § 26 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | | Betrieb, Sicherheit und Protokollierung des Dienstes | berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO | | Benachrichtigungen über ablaufende Qualifikationen | wie der jeweilige Hauptzweck | | Bewerbung auf einen öffentlich ausgeschriebenen Lehrgang | Einwilligung bzw. vorvertragliche Maßnahme, Art. 6 Abs. 1 lit. a/b DSGVO |

Die endgültige Zuordnung nimmt Ihre Organisation als Verantwortliche vor.

4. Wer die Daten sieht

- Sie selbst sehen Ihre eigenen Daten. - Führungskräfte sehen die Qualifikationen ihres Teams, soweit Ihre Organisation ihnen dieses Recht gegeben hat — Kosten- und Verwaltungsangaben stehen hinter eigenen Rechten und werden nicht automatisch mitgegeben. - Die Ausbildungsorganisation sieht, wer an welchen Schulungen teilnimmt. - Der Betreiber sieht keine Inhalte Ihres Mandanten. Seine Betriebskonsole kennt nur, dass Ihre Organisation existiert, unter welcher Adresse sie erreichbar ist, wie viele Konten und Personen sie hat und wer ihre Administratoren sind. Ein Zugriff auf Inhalte findet nur nach ausdrücklicher Weisung Ihrer Organisation statt, etwa zur Fehlersuche.

5. Wie lange

Ihre Organisation legt die Aufbewahrungsfristen fest, im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Nach Ablauf wird anonymisiert: Ihre personenbezogenen Angaben werden entfernt, der Nachweis, dass eine Qualifikation bestand, bleibt bestehen. Das ist der Ausgleich zwischen Aufbewahrungspflicht und Löschungsanspruch.

Protokolleinträge werden so lange aufbewahrt wie die Daten, die sie erklären.

6. Wo die Daten liegen

Verarbeitung ausschließlich in der Europäischen Union bzw. im EWR. Eingesetzte Unterauftragsverarbeiter sind in Anlage 1 des Auftragsverarbeitungsvertrags benannt, den Ihre Organisation einsehen kann.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77).

Wenden Sie sich dafür an Ihre Organisation. Der Dienst stellt einen vollständigen Auszug Ihrer Daten in maschinenlesbarer Form bereit, den Ihre Organisation Ihnen aushändigen kann.

8. Cookies

Der Dienst setzt ein technisch notwendiges Cookie für Ihre Anmeldung. Es enthält keine Angaben über Sie, sondern eine zufällige Kennung; die Sitzung selbst liegt auf dem Server. Es gibt kein Tracking, keine Werbung und keine Weitergabe an Dritte zu deren Zwecken.

9. Automatisierte Entscheidungen

Es findet keine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Der Dienst zeigt an, welche Qualifikation fehlt oder abläuft; ob daraus eine Konsequenz folgt, entscheiden Menschen in Ihrer Organisation.